Внедрение CRM

Заявки перестают теряться

Система настраивается под процессы компании, а не наоборот: аудит, перенос базы из таблиц, подключение телефонии, почты и форм сайта, обучение команды и сопровождение после запуска. Привязки к одному вендору нет — система подбирается под задачу.

25
запущенных систем
ERP
собственная платформа: разработка и сопровождение
ТЗ и договор
сроки зафиксированы до старта

Симптомы

Когда пора внедрять

  1. База в таблицах

    Клиенты живут в Excel и Google Таблицах, файлов всё больше, и какая версия актуальная — знает один человек.

  2. Обращения без ответа

    Заявки приходят в телефон, почту и мессенджеры сразу. Часть остаётся без ответа — и никто не знает, какая именно.

  3. Пропущенные звонки

    Пропущенный звонок не превращается в задачу перезвонить. Он просто исчезает — вместе с клиентом.

  4. История уходит с менеджером

    Переписка и договорённости живут в личных чатах сотрудника. Увольнение — и клиент начинает знакомство с компанией заново.

  5. Отчёт собирается опросом

    Сколько обращений пришло за месяц и на чём они остановились — выясняется планёркой, а не открытием отчёта.

Как проходит работа

Семь шагов по порядку

  1. Аудит

    Как приходят заявки, как ведутся сделки, где теряются клиенты. Итог — описанные процессы и воронка, которую система должна повторить. Лишние этапы вычищаются до автоматизации, а не переносятся в неё.

  2. Подбор системы

    Требования из аудита становятся техническим заданием, и уже под него сравниваются две-три системы — с тестом на реальных данных до покупки лицензий.

  3. Настройка

    Воронка, поля карточек, права доступа, автоматические задачи. Система повторяет процессы компании — а не компания перестраивается под логику программы.

  4. Перенос базы

    Клиенты и сделки переезжают из таблиц и старых систем с проверкой на дубли. Ничего не теряется и не задваивается.

  5. Интеграции

    Телефония, формы сайта, почта, мессенджеры, платежи. Каждая заявка попадает в систему сама — ручной ввод остаётся в прошлом.

  6. Обучение

    У каждой роли своя инструкция: менеджеру — работа со сделками, руководителю — отчёты. Команда начинает работать в системе ещё до запуска.

  7. Сопровождение

    Первые недели после запуска решают, приживётся ли система: контроль заполнения, донастройка, ответы на вопросы команды.

Интеграции

Заявки собираются сами

Классы сервисов — без привязки к конкретным продуктам.

  1. Телефония

    Звонок открывает карточку клиента, пропущенный ставит задачу перезвонить, запись разговора остаётся в сделке.

  2. Формы сайта

    Заявка с формы становится сделкой с источником — видно, какая реклама её привела и что она стоила.

  3. Почта и мессенджеры

    Переписка подтягивается в карточку клиента. История общения хранится в компании, а не в личных телефонах.

  4. Платежи и доставка

    Статус оплаты и отправки виден прямо в сделке, без входа в отдельные кабинеты.

  5. Учёт и склад

    Счета и остатки синхронизируются с учётной системой — менеджер не ходит за каждой цифрой в соседнюю программу.

Цена

Из чего складывается

  1. Лицензии вендора

    Подписка на саму систему. Платится вендору напрямую, по его тарифам — наценки и комиссии здесь нет.

  2. Работы по внедрению

    Аудит, настройка, перенос базы. Состав и стоимость фиксируются в техническом задании после аудита.

  3. Интеграции

    Готовые коннекторы подключаются быстро. Связка с нестандартным сервисом через API — отдельная разработка, и она оценивается отдельно.

  4. Обучение и сопровождение

    Инструкции по ролям, запуск команды, поддержка первых недель. Дешёвое внедрение обычно экономит именно на этом — и поэтому не приживается.

Цифра до аудита была бы выдумкой — поэтому её здесь нет. После аудита состав работ, стоимость и сроки фиксируются в ТЗ и договоре. Настройка базовой конфигурации занимает от двух недель, полный цикл с интеграциями и обучением — от одного до трёх месяцев.

Грабли

Почему CRM бросают

  1. Установка вместо внедрения

    Оплатили подписку, оставили воронку по умолчанию — и назвали это внедрением. Без настройки под процессы CRM быстро становится дорогой записной книжкой.

  2. Автоматизация хаоса

    Если процесс не описан, система аккуратно закрепит беспорядок. Поэтому работа начинается с аудита, а не с настроек.

  3. Команду не обучили

    Сотрудники видят в системе слежку и ведут клиентов по-старому — в блокнотах и личных чатах. Закрывается обучением по ролям и поддержкой первых недель, когда вопросов больше всего.

  4. Интеграции наполовину

    Половина заявок падает в систему сама, половина вносится руками. Ручную половину быстро перестают вносить — вместе со смыслом всей затеи.

  5. Нет ответственного

    Система без владельца затухает за два-три месяца. Ответственный со стороны компании назначается до запуска — это условие работы, а не пожелание.

  6. Руководитель вне системы

    Если отчёты по-прежнему спрашивают в чате, команда делает выводы быстрее любого регламента. Работа в системе начинается с руководителя.

Вопросы

Перед обращением

Ту, которая подходит под задачу. Требования собираются на аудите, под них сравниваются две-три системы — облачные или устанавливаемые на свой сервер — и выбранная проверяется тестом на реальных данных до покупки лицензий.

Цена складывается из лицензий вендора, работ по настройке и переносу базы, интеграций и обучения. Точная цифра появляется после аудита и фиксируется в ТЗ — до него любая сумма была бы выдумкой.

Базовая настройка — от двух недель, полный цикл с интеграциями и обучением — от одного до трёх месяцев. Обещание «внедрим за три дня» обычно означает установку: систему поставили, а работать в ней никто не начал.

Да. Данные из таблиц готовятся к импорту, проверяются на дубли и переезжают в карточки клиентов вместе с историей. Старые таблицы остаются у вас как архив.

Это главная причина провалов, и она закрывается не приказом: каждому объясняется его собственная выгода, у каждой роли — короткая инструкция, первые недели вопросы разбираются по мере появления. И руководитель работает в системе сам — иначе не будет никто.

Да — аудит покажет, что именно не сработало: настройка, обучение или отсутствие интеграций. Часто систему не нужно менять, её нужно донастроить и перезапустить вместе с командой.

Тогда система пишется под вас: за плечами — разработка и сопровождение собственной ERP-платформы. О заказной разработке — на странице разработки на Laravel.

Права доступа настраиваются по ролям, у каждого сотрудника персональный вход, действия записываются в журнал. Резервные копии настраиваются отдельно — и не только у вендора.

Сопровождение: контроль заполнения, донастройка воронки и отчётов, подключение новых интеграций по мере надобности. Первые недели после запуска решают судьбу системы — бросать её в этот момент нельзя.

Ответственный за систему со стороны компании, участие руководителя и доступ к людям, которые знают процессы. Внедрение без участия компании не работает — это подтверждает каждый провал из блока выше.

Старт

Заполнить бриф

Достаточно рассказать, что за бизнес и где сейчас живёт клиентская база. Консультация бесплатна: в ответ — какая система подойдёт и из чего сложится цена.

    Откуда приходят заявки

    Отправляя форму, вы соглашаетесь на хранение ваших данных и ответ на обращение. Ничего сверх этого — см. политика конфиденциальности.